Letölthető jelenléti ív minta és tudnivalók a munkaidő nyilvántartáshoz
Töltsd le a jelenléti ív mintánkat és ismerd meg a legfontosabb munkaidő-nyilvántartási szabályokat! A beosztottak munkaidejének szabályos nyilvántartása törvényileg előírt kötelesség – egy hibás jelenléti ív munkáltatóként súlyos bírságot vonhat maga után. De mikor kell vezetni az ívet és mikor nem? Készülj fel velünk!
Letölthető jelenléti ív minta profi HR-esektől
Munkáltatóként használható sablont keresel a beosztottak munkaidejének nyilvántartásához? Ingyenes, letölthető 2020-as havi jelenléti ív mintánkat itt találod meg. A nyomtatványon minden, a törvény által megkövetelt információ szerepel, egy tetszőleges hónapra kitölthetően.
A jelenléti ív nyomtatható, így ha a munkavégzés fix helyen történik, úgy a dokumentumból munkatársanként havonta egyet kell a helyszínen tartani.
Tisztázzuk: jelenléti ív vezetése = munkaidő nyilvántartás?
A Munka Törvénykönyve a munkáltatókat kötelezi arra, hogy a náluk dolgozó valamennyi alkalmazott munkaidejéről pontos, naprakész nyilvántartást készítsenek. Ennek teljesülését a Nemzeti Munkaügyi Hivatal ellenőrzéseken vizsgálhatja.
A dokumentáció leggyakoribb eszköze a jelenléti ív. A kifejezést a törvényben szereplő munkaidő-nyilvántartással gyakran felcserélhetően, egymás szinonimájaként használják. Ezzel együtt jó, ha tisztában vagyunk a két fogalom közötti különbséggel.
Az eredeti értelemben vett, egyszerű jelenléti íveken csak a dolgozó érkezésének és távozásának időpontja szerepel. Ez nem elég, és nem is azonos a rendes munkaidővel: a hivatalt nem az érdekli, hogy az alkalmazott mikortól meddig van az irodában, hanem az, hogy mennyi ideig végez ténylegesen munkát.
A jól kitöltött jelenléti íven tehát a a műszak kezdete előtt, már az irodában internetezéssel töltött 20 perc nem szerepel: a feljegyzés csakis a lehetőleg a beosztásban szereplő adatoknak megfelelő hosszúságú, munkával töltött időre vonatkozik. Ez azt is jelenti, hogy a megfelelő nyilvántartást a munkahelyi beléptető rendszer adatai sem válthatják ki.
A szabályos nyilvántartásban a munkaidőn kívül a készenléti időt, azaz a dolgozó esetleges munkaidőn kívüli rendelkezésre állási idejét, illetve a szabadságként kivett napokat is fel kell tüntetni.
Nyilvántartásnak tekinthető a kinyomtatott heti vagy havi beosztás is, feltéve, hogy azt a rajta szereplő időszak végén munkáltatóként igazoljuk és jelöljük rajta az esetleges változásokat.
Így lesz szabályos a jelenléti ív
A nyilvántartás törvényes kritériumainak teljesüléséhez a jelenléti ívnek tehát a következő információkat kell tartalmaznia:
- munkavállaló neve,
- munkáltató neve,
- munkavégzés helye,
- munkaidő kezdete és vége,
- munkaórák száma,
- készenléti idő kezdete és vége,
- készenlétben töltött órák száma,
- szabadságon töltött napok,
- a munkavállaló aláírása.
A dokumentum formája ezen felül nem szabályozott, a nyilvántartás tehát egyaránt történhet heti, havi vagy éves alapon. A havi bontás ezzel együtt a leggyakoribb, legátláthatóbb és leggazdaságosabb megoldás.
Egyszerűsített foglalkoztatás jelenléti ív minta - Van különbség?
Az egyszerűsített foglalkoztatás kétféle foglalkoztatási forma, az alkalmi és az idénymunka összefoglaló neve. Ezek a konstrukciók eleve ideiglenesek és a hagyományos munkaviszonyokhoz képest kevésbé kötöttek.
Bár az egyszerűsített foglalkoztatás sok adminisztratív nyűg alól mentesíti a munkaadót, a nyilvántartási kötelezettség itt is érvényes. Az alkalmi munkavállalói jelenléti ív tehát megegyezik a hagyományossal.
Szükséges jelenléti ív kitöltése kötetlen munkaidő esetén is?
A kötetlen munkaidő egyre népszerűbb foglalkoztatási forma, ugyanis alkalmazásával a cég és az alkalmazott egyaránt sok kötelezettség alól mentesül. Lényege, hogy a cég egy szerződésben a munkaidő beosztásának jogát átruházza a munkavállalóra, aki innentől az idejét gyakorlatilag magának osztja be.
A munkarend ilyenkor a hagyományos keretek szerint értelmezhetetlenné válik. Nincs tekintettel pihenőidőre, hétköznapra és hétvégére; nem beszélhetünk készenlétről, rendkívüli munkavégzésről és ezekhez kapcsolódó pótlékokról. Ez azt jelenti, hogy kötetlen munkaidő esetén a jelenléti ív vezetése feleslegessé válik. Ilyen esetben elég a szabadságot nyilvántartani.
Mi a helyzet a jelenléti ívvel home office esetén?
A törvény szerint a távmunka alapesetben kötetlen idejű munkának számít, így azt nem kell a szokásos módon nyilvántartani. A home office azonban speciális eset: itt általában a korábbi munkarend folytatódik egy új helyszínen, így pedig már az ideiglenes „munkaszerződéstől eltérő helyen való foglalkoztatás” (ez elvileg évente max. 44 nap) kategóriája érinti. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy ilyenkor a felek közötti megállapodástól függ, van-e szükség nyilvántartásra és az milyen formában történik.
A hagyományos, aláírásos jelenléti ív persze ilyen esetben nem játszik, ezért a digitális ellenőrzés valamilyen formájához kell folyamodni. Ez lehet egy egyszerű Excel-tábla, de akár valamely szoftveres nyilvántartó rendszer is.
Figyelmetlenségből is lehet büntetés - erre figyelj a jelenléti ív minta letöltése esetén
Sok munkahelyen a nyilvántartás vezetését a dolgozókra bízzák. Ez adminisztrációs szempontból könnyebbséget jelenthet, viszont gyakran vezet pontatlansághoz.
Ez komoly probléma, ugyanis tudnod kell: amennyiben a nyilvántartásban szereplő adatok hibásak vagy hiányosak, a mulasztásért a beosztottak nem okolhatók, a felelősség kizárólag a munkaadót terheli.
Mielőtt tehát az alkalmazottaidra bíznád a feladatot, mindenképp tanítsd be nekik alaposan a kitöltéssel kapcsolatos teendőket, majd pedig ellenőrizd folyamatosan a tőlük érkező dokumentumokat.
Online jelenléti ív - éljen a digitalizáció!
Akár az irodában zajlik a munka, akár otthon, a nyilvántartásra ma már léteznek módszerek, amelyek a papírkupacoknál sokkal gazdaságosabbak. Egyre több cégnél használnak a munkaórákat valós időben regisztráló, azokat nyilvántartó rendszereket, és a munkaadók egyre több munkaerőszervező szoftver között válogathatnak.
A dolgozó ilyenkor a munkaideje kezdetén belép a rendszerbe, a szünetek alatt leállítja a mérést, majd amikor vége a munkának, kilép. A webes jelenléti ívek a központból bármikor lehívhatók, és a munkavállalók is folyamatosan követhetik saját adataikat. Az ellenőrzés így precízebbé válik, és várható, hogy az otthoni munka terjedésével a hangsúly rövidesen tovább tolódik a nyilvántartás virtuális formái irányába.