Onboarding guide - Felvetted? Tartsd is meg!
Hogy mi az onboarding jelentősége? Egy felmérés szerint a munkavállalók egyharmada már az első héten döntést hoz arról, hogy hosszú távon is az új cégnél szeretne-e maradni - hát nagyjából ennyi múlik az onboardingon, betanításon.
Mit tehetünk azért, hogy ezek a korai benyomások a lehető legpozitívabbak legyenek? Ebben a cikkben ezt járjuk körül.
Mi az az onboarding?
El szoktad képzelni, milyen lenne, ha frissen érkező, lelkes vagy puhatolózó szakemberként éppen kezdenél a cégednél? Milyen impulzusok hatására éreznéd úgy, ez az a hely, ahol öt év múlva is elképzeled magad, és mi késztetne azonnali menekülésre?
Azt ma már a legtöbb munkaadó tudja, hogy a HR feladatok nem merülnek ki a megfelelő emberek céghez csábításában: a dolgozók megtartása folyamatos, soha véget nem érő munka.
Van azonban egy különösen érzékeny időszak, amit a humánerőforrás-menedzsment világában ma már külön kategóriaként kezelnek. Ez a dolgozó felvételét követő, első periódus, amikor valójában eldől, hogy az új ember képes-e a céggel együtt mozogni.
Az onboarding fogalmának jelentése mindaz, amit azért teszünk, hogy ezekben a kényes hónapokban az újoncok jól érezzék magukat. Megismerjék a cég működését, megértsék a beosztásukhoz tartozó feladatokat, elvárásokat; megtalálják a nekik való kihívásokat és gond nélkül integrálódjanak a vállalati kultúrába.
Kinek a felelőssége az új kollégák beilleszkedése a cégen belül?
Az onboardingot hagyományosan HR feladatnak tekintik, ami részben igaz is. Az új kollégák bevonódását segítő stratégia megteremtése, az eredmények követése a humánerőforrás-osztály hatáskörébe tartozik.
Tudni kell azonban, hogy a beilleszkedés mindig soktényezős folyamat, így értelemszerű, hogy ahhoz, hogy az új csapattárs megtalálja a helyét, valamilyen szinten mindenkinek oda kell tennie magát. Ebbe az aktív segítség, mentorálás éppúgy beletartozik mint az, hogy a régi és az új dolgozók egyszerűen csak minél több közös feladatban (vagy akár társasági programban) vegyenek részt.
A komolyabb cégeknél az onboarding folyamata ma már kidolgozott, olajozott rendszerben működik. A stratégia kidolgozását, a feladatok kiosztását egyre több helyen külön erre a célre tartott szakember, az onboard menedzser végzi.
Külön jó, ha az onboarding folyamatába a cég minden részlegéről bevonsz embereket: így ugyanis akármivel kapcsolatban vannak kérdései az új dolgozónak, arra szakértő, gyors választ fog kapni.
Miért fontos, hogy a cégednek legyen onboarding rendszere?
Sokan még mindig ott tartanak, hogy az új munkatársat magára hagyják az irodában, világosan definiált feladatok nélkül, majd csodálkoznak, ha nem tud a várt szinten hozzátenni a cég teljesítményéhez.
(Jelen sorok írója járt úgy, hogy az ünnepélyes csapathoz csatlakozás után 3 álló napig olvasgatta a tűzbiztonsági előírásokat, érdemleges munka nélkül, informatikai hozzáférések híján. Ebben a 3 napban a kollégák is csak átnéztek rajta, egyedül ebédelt és a feletteseinek sem volt rá ideje, hogy a kérdéseire válaszoljanak és megbízzák valamilyen feladattal. Nem, meglepő mód nem dolgozott sokáig az adott cégnél!)
A kezdő dolgozónak értelemszerűen segítségre van szüksége, hogy felvegye a fonalat: nem törődni vele anyagilag sem kifizetődő. Magyarországon az általános fluktuáció különösen magas, a munkaerő cserélődési aránya nem egy vállalatnál az 50 százalékot is túllépi éves szinten.
Egy közelmúltban készült kutatásban a megkérdezett hazai cégek kb. fele állította azt, hogy rendelkezik valamilyen onboarding programmal: ez azonban sok esetben bevallottan kimerül a belépéskor az alapvető ismeretek, biztonsági előírások ismertetésében. Pedig a kívánt eredmények eléréséhez ennél többre van szükség.
A kezdeti, feszült helyzetben a munkavállalók sikeres beilleszkedése minden munkaadó első számú érdeke, megvalósítása tudatos tervezést és rengeteg empátiát igényel. Az álláshirdetés feladása, az interjúztatás, tárgyalás, szerződés után nem szabad itt elveszíteni a munkavállalót.
A jelöltélmény és az onboarding kapcsolata - mettől meddig tart az integrálódás?
Az onboarding időszaka a leggyakoribb felfogás szerint az első 90 nap, azaz az új kolléga első munkanapjától a próbaideje végéig tart. De vannak olyanok is, akik a cégnél töltött teljes első évet a beilleszkedés fázisának tekintik és ennek megfelelően kezelik.
A jól kivitelezett onboarding már az előtt elkezdődik, hogy a jelölt egyáltalán munkába állna. Az új dolgozót az első munkanapja előtt néhány nappal emailben ellátják a kezdéshez szükséges fontosabb tudnivalókkal, közvetlen, udvarias stílusban.
Az első nap is fontos: az érkezőt ekkor körbevezetik az irodában, bemutatják az új kollégáinak, leültetik az új helyén. A jó benyomás szempontjából fontos lehet, hogy akár valamilyen apró ajándékot is kapjon, illetve személyesen megismerkedhessen feletteseivel is.
Az első hónap végére már körvonalazódik, hogy mire számíthatunk valakitől, de igazán csak az első év letelte után adhatjuk fel a különös figyelmet, és léphetünk át az integráció szakaszából a hosszú távú megtartás szakaszába.
Hogyan épül fel egy profi onboarding program?
A bemutatkozást követően ügyelj rá, hogy az új dolgozó pontos beosztást, feladatokat kapjon. Érezze úgy, hogy profin működő, komoly szervezetbe került, és időről időre kérd ki a véleményét a tapasztaltakról.
Fektesd le már az elején egyértelműen a rövid és hosszú távú elvárásokat. Jó, ha az érkező új ember kap maga mellé mentorként egy tapasztaltabb kollégát, aki közelebbről is segíti a szakmai és társasági beilleszkedését.
Egyre több cég von be külső szakembert az új munkatársak integrálásába. Az onboarding coaching programokat végző támogatók, coachok közvetítenek a cégvezetés és a friss munkaerő között. Rendszeres beszélgetésekkel mérik fel a dolgozó hozzáállását, benyomásait, majd tolmácsolják a hallottakat a cég számára, építő, a beilleszkedést segítő szándékkal.
A folyamatot segítheti az onboardingot támogató appok, szoftverek használata. A home office terjedésével végképp megkerülhetetlenné válnak a feladatkezelő applikációk, videokonferenciák: ezek az eszközök akkor is hasznosak, ha az új kollégák teljesítményét kell ellenőrizni.
Hogyan csökkentheti a munkahelyi beilleszkedés a fluktuációt?
A modern munkakultúrában már nem vehetjük garantáltnak, hogy akit felveszünk, az addig marad, amíg mi igényt tartunk rá. A mai munkaerőpiac javát adó Y generáció egyik legfontosabb jellemzője éppen a gyakori munkahelyváltás (job-hopping) és az önmegvalósítás mint személyes motiváció középpontba kerülése. Ha valami nem tetszik nekik, könnyen továbblépnek.
A téma fontosságára jó példa, hogy van olyan amerikai cég, ahol 3000 dollárt adnak azoknak a jelölteknek, akik a három hetes betanítás után úgy döntenek, inkább elmennének. Akinek ez az összeg többet ér, mint az, hogy továbbra is a cégnél lehessenek, meglátásuk szerint nem is valók a csapatba.
Ha nem gondoskodunk róla, hogy a hozzánk érkezők feladatok terén és szociálisan, emberileg is megtalálják a helyüket, a legnagyobbat éppen mi fogunk bukni a helyzeten. A toborzás rengeteg pénz és energia: tartsuk meg, akit megszereztünk!
Személyre szabott segítségre lenne szükséged a toborzásban? Válogass az AtlaszPartner csomagajánlatai közül!